Automazione dei processi Education: un caso di successo nell’onboarding universitario
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Introduzione
Digitalizzare un processo universitario non significa semplicemente trasformare un modulo cartaceo in un form online.
Iscrizioni, contratti, documenti, approvazioni e comunicazioni coinvolgono spesso studenti, docenti, personale amministrativo e diversi sistemi aziendali. Se ogni fase viene gestita separatamente, il rischio è spostare online la stessa complessità che prima esisteva su carta.
È da questa esigenza che nasce il progetto realizzato da Datlas per un istituto universitario italiano, con l’obiettivo di automatizzare alcuni dei principali processi di onboarding e collegare front end, documenti e back office in un unico workflow digitale.
Il caso mostra concretamente come la Business Process Automation possa essere applicata al settore Education senza limitarsi alla semplice dematerializzazione dei documenti.
Il problema: automatizzare l'onboarding in università
La situazione di partenza non presentava particolari criticità operative, ma diversi processi venivano ancora gestiti secondo modalità tradizionali.
Questo comportava:
- numerosi passaggi manuali;
- maggiore effort da parte del personale;
- gestione di documentazione cartacea;
- necessità di mantenere archivi fisici;
- inserimento e trasferimento dei dati tra sistemi differenti.
L’obiettivo non era quindi correggere un processo non funzionante, ma renderlo più semplice, digitale e scalabile.
Le priorità individuate erano tre:
digitalizzare i processi esistenti, ridurre la dipendenza dalla documentazione cartacea e introdurre strumenti in grado di supportare la gestione digitale dei documenti lungo l’intero workflow.
Il progetto ha riguardato più attività dell’istituto: iscrizione ai corsi, contratti con i docenti e accordi di stage.
La soluzione: una piattaforma di onboarding integrata
Il progetto è partito dalla realizzazione di un portale di onboarding integrato con i sistemi già utilizzati dall’università.
Il principio era semplice: evitare che la digitalizzazione introducesse un nuovo sistema isolato.
I dati raccolti attraverso il front end dovevano poter alimentare direttamente i processi amministrativi e le applicazioni esistenti.
La soluzione prevedeva quindi diversi componenti.
Integrazione con CRM e sistemi dell'università
La piattaforma è stata collegata ai sistemi del cliente per consentire lo scambio automatico delle informazioni.
Nel progetto originario l’integrazione coinvolgeva anche il CRM, utilizzato per supportare la generazione degli ordini di vendita relativi ai corsi.
In questo modo i dati raccolti durante l’onboarding non dovevano essere nuovamente inseriti dagli operatori.
Front end per l'inserimento dei dati
Il portale è stato integrato con il sito dell’istituto per permettere agli utenti di inserire direttamente le proprie informazioni durante l’acquisto o l’iscrizione a un corso.
Questo passaggio ha permesso di trasferire i dati direttamente nel workflow, riducendo il ricorso al data entry manuale.
Generazione automatica dei documenti
Le informazioni raccolte potevano essere utilizzate anche per generare automaticamente contratti e altri documenti.
Il vantaggio è significativo: invece di creare manualmente ogni documento, il sistema utilizza i dati già presenti nella pratica per predisporre la documentazione necessaria.
Workflow autorizzativi e firma elettronica
Uno degli aspetti più interessanti del progetto riguarda la gestione dell’intero percorso del documento.
La soluzione non si limitava infatti alla compilazione iniziale, ma prevedeva un workflow autorizzativo che poteva coinvolgere fino a cinque soggetti.
Un contratto poteva quindi:
essere generato → entrare nel workflow → essere verificato e approvato → arrivare alla sottoscrizione.
Il processo comprendeva anche strumenti di firma elettronica e riconoscimento a distanza.
Su questo punto è importante evitare una semplificazione frequente: non esiste un unico tipo di firma elettronica con gli stessi effetti in qualsiasi situazione.
Il regolamento europeo eIDAS stabilisce che a una firma elettronica non possano essere negati effetti giuridici esclusivamente perché elettronica e che una firma elettronica qualificata ha effetto giuridico equivalente alla firma autografa.
La tecnologia di firma deve quindi essere scelta in funzione del documento, del processo e dei requisiti applicabili.
Come funziona un onboarding universitario automatizzato
Il caso permette di ricostruire un modello di processo replicabile anche in altri contesti Education.
Il workflow può essere rappresentato così:
raccolta dati → verifica → generazione documenti → approvazione → firma → aggiornamento dei sistemi → archiviazione.
Prendiamo come esempio l’iscrizione a un corso.
Lo studente inserisce le informazioni attraverso il front end. I dati vengono trasferiti al processo e possono essere utilizzati per generare la documentazione prevista.
Se servono approvazioni, il workflow indirizza automaticamente il documento ai soggetti coinvolti.
Una volta completate le attività previste, i sistemi vengono aggiornati e lo stato della pratica rimane disponibile al back office.
Lo stesso modello può essere adattato ad altri processi, come contratti con docenti o accordi relativi agli stage.
Il punto centrale è che ogni fase viene collegata alla successiva.
I vantaggi ottenuti con la Business Process Automation
Nel caso originale non vengono forniti KPI quantitativi sui tempi o sui costi risparmiati. È quindi più corretto concentrarsi sui benefici operativi effettivamente descritti dal progetto.
Meno attività manuali
L'integrazione tra front end e sistemi riduce la necessità di reinserire informazioni già raccolte.
Processi completamente digitali
Dati, documenti, approvazioni e sottoscrizioni possono essere gestiti all'interno dello stesso percorso.
Maggiore tracciabilità
Il back office può controllare lo stato delle pratiche e verificare quali passaggi sono stati completati.
Riduzione della documentazione cartacea
La digitalizzazione consente di sostituire una parte dei documenti e degli archivi fisici con flussi documentali digitali.
Esperienza più semplice per studenti e docenti
Un processo integrato riduce i passaggi necessari per completare iscrizioni e sottoscrizioni.
Il vantaggio della BPA non deriva quindi da una singola funzionalità, ma dalla possibilità di collegare attività che prima venivano gestite separatamente.
Dal caso universitario a un modello per il settore Education
Il progetto mostra anche un principio più generale.
Nel settore Education molti processi condividono la stessa struttura:
- raccolta di informazioni;
- documentazione;
- verifiche;
- approvazioni;
- sottoscrizioni;
- aggiornamento dei sistemi.
Questo rende possibile applicare lo stesso approccio a processi differenti.
Oltre all’onboarding degli studenti, l’automazione può supportare:
- onboarding dei docenti;
- attivazione degli stage;
- gestione dei contratti;
- iscrizioni a master e corsi;
- rapporti con aziende partner;
- processi amministrativi e documentali.
La tecnologia deve però adattarsi al processo dell’istituto e integrarsi con i sistemi esistenti, evitando di creare ulteriori silos.
Datlas e l'automazione nel settore Education
Il progetto realizzato per l’istituto universitario combina front end digitali, workflow, generazione documentale, integrazione dei sistemi e firma elettronica.
È un approccio che parte dal processo nel suo complesso.
Prima vengono analizzati i passaggi esistenti e le informazioni necessarie; successivamente vengono individuate le attività che possono essere automatizzate e i punti nei quali è necessario mantenere verifiche e approvazioni.
L’obiettivo è costruire un processo end-to-end, nel quale l’esperienza dell’utente e le attività del back office siano parte dello stesso flusso.
FAQ: Domande Frequenti
1.Quali processi universitari possono essere automatizzati?
Tra i principali rientrano iscrizioni, onboarding studenti e docenti, gestione documentale, contratti, approvazioni e attivazione degli stage.
2.Una piattaforma di onboarding deve sostituire i sistemi dell’università?
Non necessariamente. Nel caso Datlas la piattaforma è stata integrata con i sistemi già esistenti, permettendo lo scambio dei dati con il CRM e le applicazioni utilizzate dall’istituto.