Gestione contratti: come digitalizzare e automatizzare il processo
- Pubblicato
Introduzione
La gestione dei contratti comprende tutte le attività necessarie per creare, verificare, approvare, sottoscrivere, archiviare e monitorare un documento contrattuale durante il suo ciclo di vita.
Quando queste attività vengono gestite tramite email, fogli di calcolo, cartelle condivise e controlli manuali, il processo può diventare lento e difficile da monitorare.
La gestione digitale dei contratti permette invece di collegare documenti, dati, approvazioni e firme all’interno di un unico workflow, automatizzando le attività ripetitive e lasciando agli operatori il controllo delle eccezioni.
Il risultato non è soltanto un contratto digitale: è un processo contrattuale digitale e tracciabile.
Gestione contratti digitale: cos'è e come funziona
Digitalizzare la gestione dei contratti significa trasformare una sequenza di attività separate in un workflow strutturato.
Un processo può comprendere:
creazione → raccolta documenti → verifica → approvazione → sottoscrizione → archiviazione → monitoraggio.
A seconda del settore possono essere coinvolti clienti, fornitori, uffici legali, amministrazione, sales, operations e responsabili autorizzativi.
Un sistema di contract management può quindi coordinare attività come:
- raccolta dei dati;
- generazione dei documenti;
- validazione della documentazione;
- richiesta di integrazioni;
- gestione delle approvazioni;
- firma elettronica;
- archiviazione;
- notifiche e scadenze;
- monitoraggio dello stato della pratica.
La tecnologia diventa particolarmente utile quando l’azienda deve gestire volumi elevati di contratti o numerosi passaggi autorizzativi.
Come automatizzare il processo di gestione dei contratti
L’automazione può intervenire già dalla fase di acquisizione.
Un contratto ricevuto via email o caricato su una piattaforma può essere riconosciuto, classificato e associato automaticamente alla pratica corretta.
Il workflow può quindi:
- acquisire il contratto e gli allegati;
- identificare la tipologia documentale;
- estrarre le informazioni rilevanti;
- verificare la presenza dei documenti necessari;
- indirizzare la pratica verso il corretto iter di approvazione;
- raccogliere le validazioni;
- attivare la fase di firma;
- archiviare il documento concluso;
- aggiornare i sistemi aziendali.
Se manca un allegato o viene rilevata un’informazione incoerente, il sistema può bloccare il workflow e richiedere una verifica.
L’automazione non elimina quindi il controllo: permette di concentrare il controllo umano nei punti in cui è realmente necessario.
Workflow contrattuale: come gestire approvazioni, scadenze e allegati
Uno dei problemi più comuni nella gestione dei contratti è conoscere in ogni momento a che punto si trova una pratica.
Un documento può essere in attesa di verifica, approvazione, integrazione o firma.
Con un workflow contrattuale digitale, ogni fase può avere:
- un responsabile;
- uno stato;
- una scadenza;
- regole di avanzamento;
- notifiche automatiche;
- documenti associati.
Questo rende possibile sapere rapidamente quali contratti sono ancora in lavorazione e quali attività stanno generando rallentamenti.
Lo stesso principio vale per gli allegati.
Un processo contrattuale può prevedere decine di documenti collegati: certificazioni, moduli, documenti identificativi, condizioni economiche e allegati tecnici.
La Contracts & Attachments Automation permette di associare, classificare e verificare automaticamente questa documentazione, riducendo il rischio che un contratto prosegua con informazioni incomplete.
AI e Document Intelligence nella gestione dei contratti
L’Intelligenza Artificiale permette di automatizzare attività che vanno oltre la semplice archiviazione.
Con tecnologie di Document Intelligence, un sistema può analizzare un contratto e identificare dati come:
- soggetti coinvolti;
- date;
- importi;
- durata;
- riferimenti contrattuali;
- tipologia del documento;
- informazioni presenti negli allegati.
L’AI può inoltre supportare la classificazione dei documenti e il confronto delle informazioni provenienti da più fonti.
Il workflow può, per esempio, verificare se un dato inserito nel gestionale coincide con quello presente nel contratto oppure se tutti gli allegati richiesti sono stati effettivamente acquisiti.
Questo permette di trasformare il contratto da semplice file da archiviare a fonte strutturata di dati per il processo.
Nei casi complessi rimane però importante prevedere un modello human-in-the-loop, in cui un operatore verifica le eccezioni o le informazioni che non raggiungono un livello di affidabilità sufficiente.
Firma elettronica dei contratti: cosa sapere
La firma è spesso uno dei passaggi conclusivi del workflow contrattuale e può essere integrata direttamente nel processo digitale.
Il quadro europeo di riferimento è il Regolamento eIDAS, successivamente aggiornato dal quadro europeo sull’identità digitale.
Una distinzione importante riguarda i diversi tipi di firma.
Il regolamento stabilisce che a una firma elettronica non possa essere negato valore giuridico o ammissibilità come prova per il solo fatto di essere in forma elettronica. La firma elettronica qualificata, inoltre, ha un effetto giuridico equivalente alla firma autografa. Il principio è definito dall’articolo 25 del Regolamento eIDAS.
Questo non significa che qualunque modalità di firma sia adatta a ogni contratto.
Il tipo di firma da utilizzare dipende dal documento, dal processo e dai requisiti normativi applicabili.
La digitalizzazione deve quindi integrare la soluzione di firma corretta nel punto giusto del workflow, mantenendo identificazione, integrità del documento e tracciabilità delle attività.
Firma dei contratti a distanza: dal documento al workflow digitale
La possibilità di sottoscrivere un contratto da remoto è ormai parte di molti processi aziendali.
Ma firmare a distanza non significa semplicemente inviare un PDF via email.
Un processo digitale completo dovrebbe gestire anche:
- identificazione delle parti;
- versione corretta del documento;
- raccolta degli allegati;
- approvazioni precedenti alla firma;
- modalità di sottoscrizione;
- conferma dell’avvenuta firma;
- archiviazione;
- aggiornamento dei sistemi.
Il quadro europeo sui servizi fiduciari supporta processi completamente digitali e riconosce strumenti come firme elettroniche, sigilli, marcature temporali e servizi elettronici di recapito. La Commissione europea descrive questi servizi nell’ambito del regolamento eIDAS.
Il vantaggio è la possibilità di mantenere continuità digitale dall’inizio alla fine del processo, senza dover tornare alla carta nella fase conclusiva.
Gestione contratti Telco, Retail e servizi: dove applicare l'automazione
L’automazione contrattuale può essere utilizzata in settori differenti.
Nel Telco, può supportare sottoscrizioni, validazioni documentali, attivazioni e variazioni contrattuali.
Nel Retail, può essere applicata alla gestione dei contratti immobiliari, delle locazioni e della documentazione collegata ai punti vendita.
Nel Banking e nell’Insurance può invece integrarsi con onboarding, KYC e gestione delle pratiche.
Il processo cambia, ma il problema operativo è spesso simile: molti documenti, numerose verifiche e più soggetti coinvolti nello stesso iter.
Per questo un modello di automazione efficace dovrebbe essere adattabile alle regole specifiche del settore e dell’organizzazione.
L'approccio Datlas alla gestione automatizzata dei contratti
Datlas applica tecnologie di Process Automation, Document Intelligence e workflow documentale alla gestione di contratti e allegati.
Le soluzioni possono supportare attività di:
- acquisizione;
- classificazione;
- estrazione dei dati;
- validazione documentale;
- gestione delle approvazioni;
- controllo degli allegati;
- integrazione con sistemi aziendali;
- gestione delle eccezioni.
L’obiettivo è trasformare un insieme di documenti e attività separate in un processo end-to-end tracciabile, riducendo l’effort del back office e migliorando il controllo sullo stato delle pratiche.
FAQ: Domande Frequenti
1.Cos’è la gestione digitale dei contratti?
È la gestione del ciclo di vita contrattuale attraverso strumenti digitali che coordinano documenti, dati, approvazioni, firme, scadenze e archiviazione.
2.Come si può automatizzare la gestione dei contratti?
Attraverso workflow che acquisiscono e classificano documenti, estraggono dati, verificano allegati, gestiscono approvazioni e collegano la firma e l’archiviazione ai sistemi aziendali.
3.Qual è la differenza tra OCR e Document Intelligence nei contratti?
L’OCR riconosce principalmente il testo. La Document Intelligence può interpretare il contenuto, estrarre dati specifici e utilizzarli all’interno del processo.
4.È possibile firmare un contratto completamente online?
Sì, molti processi possono essere completati digitalmente. La tipologia di firma elettronica necessaria dipende però dal contratto e dai requisiti normativi applicabili.