Onboarding platform per università e formazione: come digitalizzare iscrizioni e processi
- Pubblicato
Introduzione
Università, business school ed enti di formazione gestiscono ogni giorno processi che coinvolgono studenti, docenti, aziende e personale amministrativo.
Iscrizioni, raccolta dei documenti, sottoscrizione dei contratti, pagamenti, attivazione di collaborazioni e comunicazioni possono richiedere numerosi passaggi tra persone e sistemi differenti.
Una onboarding platform permette di organizzare queste attività all’interno di un unico processo digitale, automatizzando i passaggi ripetitivi e rendendo più semplice il monitoraggio delle pratiche.
Nel settore Education, quindi, l’onboarding non riguarda soltanto il primo accesso dello studente a un corso: comprende l’intero percorso necessario per trasformare una richiesta in una posizione amministrativa completa e operativa.
Cos’è una onboarding platform per il settore Education
Una onboarding platform è una piattaforma digitale utilizzata per gestire e automatizzare le attività necessarie all’ingresso di una persona o di un’organizzazione all’interno di un determinato processo.
In ambito Education può essere utilizzata per gestire:
- iscrizioni a corsi, master e programmi formativi;
- raccolta dei dati anagrafici;
- caricamento e verifica dei documenti;
- generazione della documentazione;
- sottoscrizione dei contratti;
- gestione dei pagamenti;
- onboarding dei docenti;
- collaborazioni con aziende;
- comunicazioni e notifiche.
Il processo può partire da un form online e proseguire fino alla validazione della pratica e all’integrazione con i sistemi amministrativi dell’istituto.
Questo permette di evitare che studenti e operatori debbano spostare manualmente informazioni tra email, fogli di calcolo, documenti e applicazioni differenti.
La digitalizzazione dei processi organizzativi è inoltre coerente con il più ampio percorso di trasformazione del settore. Il Digital Education Action Plan 2021-2027 della Commissione europea identifica proprio lo sviluppo di un ecosistema educativo digitale efficace come una delle priorità strategiche europee.
Come digitalizzare l'onboarding di studenti e corsisti
Uno dei principali casi d’uso riguarda l’onboarding degli studenti.
Un processo tradizionale può prevedere diversi passaggi:
richiesta di iscrizione → inserimento dei dati → invio dei documenti → verifica → contratto → firma → pagamento → conferma.
Se queste attività vengono gestite attraverso sistemi separati, aumentano i passaggi manuali e diventa più difficile avere una visione aggiornata dello stato della pratica.
Una onboarding platform può invece creare un workflow unico.
Lo studente inserisce i propri dati e carica la documentazione richiesta. Il sistema può verificarne la presenza, associare i file alla pratica e richiedere automaticamente eventuali integrazioni.
Una volta completati i controlli, può essere generata la documentazione necessaria e attivato il passaggio successivo.
Il vantaggio non è soltanto la possibilità di completare l’iscrizione online.
Il valore nasce soprattutto dal fatto che le informazioni inserite una volta possono alimentare tutto il processo successivo, riducendo duplicazioni e data entry.
Documenti, controlli e automazione delle pratiche
Una parte rilevante dell’onboarding universitario è documentale.
Le pratiche possono contenere:
- documenti di identità;
- certificazioni;
- titoli di studio;
- moduli;
- contratti;
- ricevute;
- documentazione amministrativa.
Tecnologie di Document Intelligence e AI possono supportare l’acquisizione e l’elaborazione di questi contenuti.
Il sistema può, per esempio, riconoscere il tipo di documento, estrarre alcune informazioni e verificare se la documentazione prevista dal workflow è presente.
Se una pratica è completa, può avanzare automaticamente.
Se viene individuata un’anomalia o manca un documento, può invece essere generata una richiesta di integrazione o l’attività può essere assegnata a un operatore.
In questo modo l’automazione non elimina il controllo umano, ma permette di concentrarlo sulle eccezioni che richiedono realmente una verifica.
Firma elettronica e contratti nell'onboarding Education
Il processo può comprendere anche la generazione e sottoscrizione di documenti.
Dopo aver raccolto i dati necessari, la piattaforma può predisporre automaticamente un contratto o un modulo utilizzando le informazioni già disponibili nella pratica.
Il documento può quindi essere sottoposto al corretto workflow di approvazione e, quando previsto, alla firma elettronica.
È importante distinguere le diverse tipologie di firma e scegliere quella appropriata in base al documento e ai requisiti del processo.
Il regolamento europeo eIDAS stabilisce che a una firma elettronica non possano essere negati effetti giuridici soltanto perché è in formato elettronico e riconosce esplicitamente alla firma elettronica qualificata un effetto giuridico equivalente alla firma autografa. Il principio è definito nell’articolo 25 del regolamento eIDAS.
La firma diventa così una fase integrata del workflow, invece di un processo separato che richiede stampa, invio e successiva archiviazione del documento.
Onboarding dei docenti e gestione delle collaborazioni
Le stesse logiche possono essere applicate ai docenti e ai collaboratori.
L’istituto può utilizzare la piattaforma per raccogliere:
- dati anagrafici;
- informazioni professionali;
- documentazione fiscale;
- disponibilità;
- contratti;
- autorizzazioni.
Il workflow può coinvolgere più funzioni e prevedere diversi livelli di approvazione prima della sottoscrizione del contratto.
Una volta completato l’onboarding, le informazioni possono essere trasferite ai sistemi utilizzati per la gestione amministrativa o la pianificazione delle attività.
Questo evita che lo stesso dato debba essere raccolto e inserito più volte.
Una piattaforma unica permette inoltre di conoscere in qualsiasi momento quali pratiche sono complete, quali sono bloccate e quale attività deve essere eseguita successivamente.
Quali vantaggi offre una onboarding platform a università ed enti di formazione
Digitalizzare l’onboarding può produrre benefici sia per gli uffici amministrativi sia per studenti e docenti.
Meno attività di data entry
I dati raccolti attraverso il front end possono alimentare direttamente workflow e sistemi.
Maggiore tracciabilità
È possibile conoscere stato, responsabile e attività effettuate su ogni pratica.
Meno documenti dispersi
File e informazioni possono essere associati alla relativa posizione.
Comunicazioni automatiche
Studenti e docenti possono ricevere notifiche quando è necessaria un’attività o quando cambia lo stato della richiesta.
Migliore esperienza utente
Il percorso diventa più semplice perché dati, documenti e sottoscrizioni possono essere gestiti all’interno dello stesso flusso.
L’obiettivo non è quindi soltanto eliminare la carta, ma costruire un processo end-to-end nel quale le diverse attività siano collegate tra loro.
Integrare la onboarding platform con CRM e sistemi universitari
Una piattaforma di onboarding genera maggiore valore quando non rimane un sistema isolato.
Può essere integrata con:
- CRM;
- sistemi amministrativi;
- gestionali didattici;
- sistemi di pagamento;
- servizi di firma;
- document management;
- piattaforme di comunicazione.
Immaginiamo l’iscrizione a un master.
I dati raccolti sul sito possono alimentare automaticamente la pratica, generare il relativo contratto, attivare il pagamento e trasferire le informazioni al sistema amministrativo.
Se il processo è integrato, lo stesso dato non deve essere copiato manualmente da un’applicazione all’altra.
L’integrazione diventa quindi uno degli elementi più importanti nella progettazione della piattaforma.
Datlas e l'onboarding nel settore Education
Datlas supporta la digitalizzazione dei processi Education attraverso workflow, gestione documentale, automazione e integrazione con i sistemi esistenti.
Un processo di onboarding può comprendere raccolta dei dati, generazione dei documenti, controlli, approvazioni, firma elettronica e aggiornamento dei sistemi amministrativi.
Lo stesso modello può essere adattato a studenti, docenti e altre figure coinvolte nelle attività formative.
L’obiettivo è costruire un percorso in cui front end, documenti e back office facciano parte dello stesso workflow, riducendo attività manuali e rendendo più semplice il monitoraggio delle pratiche.
FAQ: Domande Frequenti
1.A cosa serve una onboarding platform in università?
Serve a digitalizzare e coordinare attività come iscrizione, raccolta dei dati, gestione dei documenti, controlli, contratti, firma e comunicazioni con studenti e docenti.
2.Una onboarding platform può integrarsi con i sistemi già utilizzati dall’università?
Sì. Una piattaforma può essere collegata a CRM, sistemi amministrativi, gestionali, servizi di pagamento, document management e soluzioni di firma elettronica.
3.L’onboarding riguarda soltanto gli studenti?
No. Lo stesso approccio può essere utilizzato anche per docenti, collaboratori, aziende partner e altri soggetti coinvolti nei processi dell’istituto.