Procedura KYC: cos’è, come funziona e come automatizzarla
- Pubblicato
Introduzione
La procedura KYC – Know Your Customer comprende le attività utilizzate per identificare il cliente, verificarne l’identità e valutarne il profilo nell’ambito degli obblighi di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.
Per banche, intermediari finanziari e altri soggetti obbligati, il KYC è una componente centrale dell’adeguata verifica della clientela. Il processo non si limita alla raccolta di un documento d’identità: può comprendere l’identificazione del titolare effettivo, la comprensione dello scopo del rapporto e il monitoraggio nel tempo delle informazioni e delle operazioni.
Digitalizzare queste attività permette di gestire grandi quantità di documenti e dati in modo più rapido e strutturato, mantenendo il controllo umano nei casi che richiedono una valutazione.
Cos'è il KYC
KYC significa Know Your Customer, letteralmente “conosci il tuo cliente”.
È il processo attraverso cui un’organizzazione raccoglie e verifica informazioni sul soggetto con cui sta instaurando o mantenendo un rapporto.
Nel contesto antiriciclaggio, l’adeguata verifica può comprendere:
- identificazione del cliente;
- verifica dell’identità;
- identificazione del titolare effettivo;
- acquisizione di informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto;
- valutazione del profilo di rischio;
- controllo nel tempo della relazione;
- aggiornamento delle informazioni disponibili.
Il livello di verifica non è necessariamente identico per tutti i clienti. Il principio alla base della normativa AML è infatti risk-based: clienti, operazioni e rapporti con caratteristiche differenti possono richiedere livelli di approfondimento diversi.
In Italia le disposizioni di Banca d’Italia sull’adeguata verifica della clientela disciplinano questi processi per gli intermediari soggetti alla vigilanza dell’Autorità.
Come funziona una procedura KYC
Il processo KYC inizia normalmente nella fase di onboarding, ma non termina con l’apertura del rapporto.
Una possibile sequenza comprende:
- raccolta dei dati del cliente;
- acquisizione dei documenti;
- verifica dell’identità;
- individuazione del titolare effettivo, quando necessario;
- raccolta di informazioni sul rapporto;
- valutazione del rischio;
- eventuali verifiche aggiuntive;
- monitoraggio e aggiornamento nel tempo.
La qualità delle informazioni raccolte è quindi essenziale.
Documenti incompleti, dati incoerenti o informazioni non aggiornate possono aumentare i tempi di lavorazione e rendere più complesso il processo di verifica.
Anche l’aggiornamento deve essere gestito secondo il rischio. Banca d’Italia chiarisce, per esempio, che la semplice scadenza di un documento di identità non comporta automaticamente la necessità di acquisirne uno nuovo: l’aggiornamento deve essere effettuato quando le informazioni non risultano più attuali oppure secondo le tempistiche definite in funzione del profilo di rischio del cliente. FAQ di Banca d’Italia sull’adeguata verifica
Come automatizzare il processo KYC
Una parte significativa delle attività KYC riguarda la gestione di dati e documenti.
Un processo tradizionale può richiedere agli operatori di aprire documenti, individuare le informazioni rilevanti, inserirle nei sistemi e confrontarle con altre fonti.
L’automazione permette di strutturare molte di queste attività.
Un workflow digitale può, per esempio:
- acquisire automaticamente i documenti;
- riconoscerne la tipologia;
- estrarre dati e informazioni;
- verificare la presenza dei campi necessari;
- confrontare informazioni provenienti da fonti differenti;
- evidenziare anomalie o incoerenze;
- gestire richieste di integrazione;
- aggiornare i sistemi aziendali;
- indirizzare i casi più complessi a un operatore.
Tecnologie di Document Intelligence, OCR e Intelligenza Artificiale possono quindi supportare il lavoro degli specialisti AML, riducendo soprattutto le attività manuali e ripetitive.
Automazione, però, non significa eliminare i controlli: il sistema deve essere progettato per gestire correttamente anche eccezioni e situazioni a rischio più elevato.
KYC semplificato e rafforzato
L’intensità dell’adeguata verifica può cambiare in funzione del rischio.
In presenza di un rischio inferiore possono essere previste misure semplificate, mentre nelle situazioni caratterizzate da un rischio elevato sono necessarie misure rafforzate di adeguata verifica.
Queste possono comportare, per esempio, l’acquisizione di maggiori informazioni sul cliente o sul titolare effettivo, un approfondimento sulla natura del rapporto e controlli più frequenti.
Le disposizioni di Banca d’Italia prevedono infatti un approccio differenziato in funzione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo.
La tecnologia può supportare questo modello permettendo di indirizzare automaticamente i casi verso workflow differenti sulla base delle informazioni disponibili e delle regole definite dall’organizzazione.
Cosa cambia con il nuovo regolamento europeo AML
Il quadro europeo dell’antiriciclaggio sta attraversando una trasformazione importante.
Il nuovo Regolamento (UE) 2024/1624, conosciuto anche come AMLR, introduce un quadro più armonizzato direttamente applicabile negli Stati membri e sarà applicabile, in generale, dal 10 luglio 2027. Regolamento europeo AMLR 2024/1624
Il regolamento dedica un intero capitolo alla Customer Due Diligence e disciplina, tra gli altri aspetti:
- quando deve essere effettuata l’adeguata verifica;
- identificazione e verifica del cliente;
- identificazione del titolare effettivo;
- informazioni sullo scopo del rapporto;
- aggiornamento delle informazioni;
- misure semplificate e rafforzate;
- monitoraggio del rapporto.
Il nuovo quadro non rende quindi meno importante il KYC: al contrario, rafforza la necessità di processi capaci di raccogliere, verificare e aggiornare le informazioni in modo strutturato.
Per le aziende interessate, il 2026 rappresenta quindi un periodo utile per verificare che processi, piattaforme e dati siano preparati al nuovo assetto europeo.
Quali vantaggi offre l'automazione del KYC
Automatizzare le fasi maggiormente ripetitive può generare benefici sia operativi sia organizzativi.
Riduzione dei tempi
Acquisizione, classificazione ed estrazione automatica delle informazioni possono velocizzare il processo di onboarding.
Migliore qualità dei dati
Controlli strutturati permettono di evidenziare informazioni mancanti o incoerenti prima che la pratica prosegua.
Maggiore tracciabilità
Un workflow digitale consente di registrare attività, verifiche ed eventuali interventi degli operatori.
Scalabilità
Un processo automatizzato può gestire l’aumento dei volumi senza richiedere necessariamente un incremento proporzionale delle attività manuali.
Migliore gestione delle eccezioni
I casi standard possono essere gestiti più velocemente, mentre quelli più complessi vengono indirizzati agli specialisti.
L'approccio Datlas alla procedura KYC
Per automatizzare efficacemente un processo KYC è necessario collegare tecnologia, documenti, dati e attività operative.
Datlas applica tecnologie di Process Automation e Intelligenza Artificiale per supportare workflow che comprendono acquisizione dei documenti, estrazione e validazione delle informazioni, controlli e gestione delle eccezioni.
L’obiettivo è ridurre l’effort necessario nelle attività ripetitive e consentire agli operatori di concentrarsi sui casi che richiedono maggiore attenzione.
Il risultato è un processo KYC più strutturato, tracciabile e integrabile con i sistemi aziendali, mantenendo l’intervento umano nei passaggi in cui è necessario effettuare una valutazione.
FAQ: Domande Frequenti
Che cosa significa KYC?
KYC significa Know Your Customer ed è il processo utilizzato per identificare e verificare il cliente e raccogliere le informazioni necessarie alla gestione del rapporto.
KYC e antiriciclaggio sono la stessa cosa?
Il KYC è una componente dei processi antiriciclaggio. L’AML comprende un insieme più ampio di obblighi e controlli finalizzati a prevenire riciclaggio e finanziamento del terrorismo.
Il processo KYC può essere completamente automatizzato?
Molte attività possono essere automatizzate, soprattutto acquisizione, classificazione e verifica dei dati. Nei casi complessi o caratterizzati da rischio elevato rimane però fondamentale il controllo di operatori specializzati.